Davet mektubu, vize başvurusunda seyahatin amacını ve sizi karşılayacak kişiyi ya da kurumu tanıtan belgedir. Yurt dışındaki bir akrabanızı ziyaret ederken, bir fuara katılırken, bir şirketle görüşmeye giderken veya akademik bir etkinliğe katılırken davet mektubu çoğu zaman dosyanın merkezinde yer alır.
Tercüme ihtiyacı farklı yönlerden doğabilir. Yurt dışında yaşayan akrabanız mektubu Türkçe yazdıysa, konsolosluğun kabul ettiği dile çevrilmesi gerekir. Yabancı dilde gelen bir konferans veya iş daveti ise Türkiye'de kurumunuza, üniversitenize ya da işvereninize sunulacaksa Türkçe tercümesi istenebilir; yurt dışı görevlendirme onayı bekleyen kamu personeli için bu sık rastlanan bir durumdur.
Davet mektubu kısa bir metin gibi görünse de içindeki bilgiler kritiktir: davet edenin ve edilenin tam adı, doğum tarihi, pasaport numarası, adres, kalış tarihleri ve masrafları kimin üstleneceği. Bu bilgilerin tek bir harf veya rakam hatası olmadan aktarılması, dosyanın diğer belgeleriyle çelişmemesi için şarttır.
Vize İçin Davet Mektubu Nasıl Hazırlanır?
İyi bir davet mektubu; davet eden kişinin veya kurumun kimlik ve iletişim bilgilerini, davet edilenin pasaport bilgilerini, ziyaretin amacını, giriş ve çıkış tarihlerini, konaklamanın nerede olacağını ve masrafların kim tarafından karşılanacağını içerir. Mektup imzalı olmalı; kurum davetlerinde antetli kâğıda yazılıp kaşelenmesi beklenir.
Bazı ülkelerde davet edenin, yerel makamlardan alınan resmî bir davet veya taahhüt belgesi sunması gerekir; bazılarında ise imzalı bir mektup yeterli görülür. Davet edenin kimlik veya oturum belgesi kopyasının eklenmesi de sık istenen bir ayrıntıdır. Hangi şeklin gerektiğini başvuracağınız konsolosluğun güncel listesinden kontrol edin.
- 1Davet edenden mektubu imzalı ve tarihli olarak, mümkünse taranmış PDF hâlinde isteyin.
- 2Mektubun yanına davet edenin kimlik veya oturum belgesi kopyasını ekleyin.
- 3Konsolosluğun ya da kurumunuzun hangi dilde belge kabul ettiğini öğrenip bize iletin.
- 4Tercümeyi, varsa sponsorluk ve konaklama belgeleriyle birlikte tek dosyada hazırlatın.
Davet Mektubu Tercümesi Nerelerde İstenir?
- Yurt dışındaki aile veya arkadaş ziyareti için davet mektubu
- Fuar, kongre ve iş görüşmesi için şirket davet yazısı
- Akademik konferans ve araştırma ziyareti davetleri
- Kamu personelinin yurt dışı görevlendirme onayı için davet yazısı
- Spor, kültür ve sanat etkinliklerine katılım davetleri
Bu belgede sık istenen ek onaylar
Başvurudan Önce Bilmeniz Gerekenler
Pasaportla karşılaştırın
Davet mektubundaki isim, doğum tarihi ve pasaport numarası pasaportunuzla birebir aynı olmalıdır. Tercüme kaynak metne sadık kalmak zorunda olduğundan mektuptaki bir hatayı tercümede düzeltemeyiz; hatayı fark ederseniz davet edenden düzeltilmiş hâlini isteyin.
Tarihleri başvuruyla eşleyin
Mektupta yazan kalış tarihleri; başvuru formundaki, uçuş ve konaklama rezervasyonlarındaki tarihlerle örtüşmelidir. Bir çelişki, ziyaretin amacının sorgulanmasına yol açabilir.
Ankara'da Davet Mektubu Tercümesi
Ankara'daki bakanlıklarda, kamu kurumlarında ve üniversitelerde çalışanlar, yurt dışından gelen konferans ve çalıştay davetlerinin Türkçe tercümesini görevlendirme onayı için sıkça talep ediyor. Büyükelçiliklerin başkentte olması da Ankara'dan yapılan iş ve aile ziyareti başvurularını kolaylaştırıyor. Davet mektubu tercümenizi e-posta ile dijital olarak veya Ankara'da randevu ile elden teslim alabilirsiniz.